Facility management v Čechách

Pojem facility management se zavedl v českých zemích teprve nedávno a byl chápán spíše jako technická správa budov. Ve skutečnosti zahrnuje soubor činností, jejichž výsledkem má být efektivní zajištění podpůrných služeb pro klienta tak, aby se mohl plně věnovat předmětu svého podnikání.

Definic facility managementu (FM) je celá řada. Pro představu lze uvést zjednodušený praktický příklad: Jistá komerční firma zjistila, že z jejich cca 450 pracovníků se nachází na svém stálém pracovišti maximálně 300 a zbývající jsou v terénu. Zůstávalo tedy volných 150 pracovních stolů s počítači a platila se zbytečně velká pronajatá plocha. Stačilo by tedy mít k dispozici pouze 300 pracovních míst a 450 kontejnerů s osobními materiály, které by byly uloženy v centrálním skladě. Každý zaměstnanec po příchodu na recepci by na základě osobní identifikační karty dostal přiděleno právě volné pracoviště, kam by služba FM dopravila jeho kontejner, aby mohl okamžitě zahájit svoji činnost.

FM jako komplexní řešení
Facility managment prakticky zabezpečuje centralizované komplexní řešení všech následujících podpůrných činností včetně legislativou předepsaných úkonů:
Ačkoliv zavádění FM v Čechách se datuje od 90. let minulého století, jeho zárodky lze najít daleko zpět v bývalé ČSSR. V dobách, kdy prakticky neexistovala možnost zajistit si dodavatelsky žádné služby související s provozem objektů, vznikaly v organizacích samostatná oddělení, která zajišťovala provoz a údržbu objektů a postupně i dalších činností jako autoprovoz, ostrahu, účetnictví a podobně. Skupina techniků, kteří měli na starost na různých objektech klimatizaci a jiné činnosti spojené s provozem objektů, se sdružila pod hlavičkou Společnosti pro techniku prostředí. Navzájem si byli nápomocni nejen výměnou zkušeností, ale i tolik potřebného materiálu. Tato skupina se pokusila založit nový podnik, který by pod názvem Komplexní servis zajišťoval technické služby v dnes běžném rozsahu. Naneštěstí myšlenka komplexního servisu byla příliš vzdálená představám o socialistických podnicích a nepodařilo se ji prosadit.

Se změnou společenského systému v roce 1989 se začal uplatňovat dodavatelský způsob provozování technických zařízení a následně všech služeb FM.

Administrativní servis všeobecná správa budovy    personalistika pojištění provozní náklady zúčtování objektu zúčtování daně péče o nájemníky – vyúčtování zastupování vlastníka (v právních úkonech) rozpočet – výkaznictví bezpečnost práce a protipožární ochrana ostatní specifické požadavky klienta Technický servis řízení provozu údržba TZB údržba objektu opravy a rekonstrukce energetika Centrální servis bezpečnostní služby úklid stravování likvidace škůdců poštovní služby služby pro klienty zimní údržba (odklízení sněhu atd.) zásobování odpadové hospodářství

Levné řešení není vždy dobré řešení
Metoda FM se vyvinula na základě snahy zajistit podmínky pro vlastní podnikání firem co nejefektivněji, což znamená vytvoření optimálních podmínek pro jejich práci při vynaložení co nej­menších nákladů. Základem je vysoká organizace práce a vhodné pracovní prostředí.

Prakticky každá firma potřebuje pro své podnikání prostory, ve kterých by svoji činnost mohla provozovat. Náklady na pořízení těchto prostorů nebo náklady za jejich pronájem tvoří nezanedbatelnou položku v rozpočtu firmy. Přitom již při výstavě objektů určených pro administrativní účely, průmyslové objekty nebo skladovací haly by se při uvážlivém vyhodnocení požadavků na objekt, jeho investičních nákladů a nákladů na provoz dalo dosáhnout značných úspor.

Při současné výstavbě se často objevují následující rozpory a problémy, které ve své podstatě vedou k méně efektivnímu využití budovy, a tím i ke zvýšení investičních nákladů a nákladů na provoz:

• Budoucí uživatel není schopen definovat svoje požadavky, které v průběhu výstavby neustále mění a upravuje, což samozřejmě zvyšuje náklady na stavbu.
• Investor staví objekt s tím, že jej bude pronajímat. V době projektování je mu jasný pouze rámcový způsob využívání, tj. předpokládá například využití objektu pro administrativní účely. Není příliš složité ani nákladné dodatečně pronajímatelné prostory rozčlenit a upravit podle požadavků nájemců. Horší je skutečnost, že investor se snaží objekt postavit sice napohled jako komfortní, ale ve skutečnosti co nejlevněji. Takový objekt bude potom provozně velmi nákladný. Zejména náklady na energii budou vysoké. Rovněž se prodraží opravy laciných a nekvalitních zařízení. Pro porovnání, náklady na provoz za 10 let dosáhnou často investičních nákladů na stavbu budovy.
• Budoucí uživatel se rozhodne objekt si vystavět sám, nemá však k dispozici dostatečně kvalifikované odborníky a náklady na zjednání specializované firmy se mu zdají příliš vysoké. Bohužel i v případě, že se rozhodne najmout si na výstavbu odbornou firmu, nemá záruku, že tato firma bude ke svému objednateli loajální a nebude hájit zájmy firem, v nichž je hmotně zainteresovaná. Tento problém se výrazně projevuje již ve fázi projektů.

• Budoucí uživatel si objedná stavbu na klíč. Dodavatelská firma se snaží postavit objekt co nejlaciněji bez ohledu na kvalitu stavby a budoucí náklady na provoz.
• Ve výběrovém řízení na dodavatele rozhoduje cena a nic než cena. To je samo o sobě velmi krátkozraká politika. Nízká cena znamená nízkou kvalitu a problémy při výstavbě. Nízké nabídky často znamenají použití nižších standardů dodávaných zařízení, a to i v případě, že standardy jsou ve výkazu výměr jasně zadány. Dodavatel pak využívá pracovníky s velmi nízkou nebo žádnou kvalifikací, kteří jej vyjdou levněji. Tomu odpovídá kvalita odvedené práce a v řadě případů již není možná dodatečná oprava. Nebo způsobí zdržení stavby, což ve své podstatě může přijít velmi draho pro penále nebo posunutí zahájení provozu.

• Architekt preferuje, aby objekt byl postaven podle jeho představ, a to i na úkor funkčnosti. Nezohlední, že v objektu budou pracovat lidé, kteří mají jisté nároky na pracovní prostředí, zejména na teplo, světlo, čerstvý vzduch, minimální hluk a případně i jistou odpovídající vlhkost vzduchu.  
• Projektant neposuzuje objekt z hlediska provozu. Přestože cena energie rok od roku stoupá, ve skutečnosti si s energetickou náročností objektu nikdo nedělá starosti. Moderní jsou skleněné objekty, jejichž tepelné vlastnosti neodpovídají současným normám, ale přesto se staví. Rozhoduje opět módnost řešení, ke kterému přistupuje skutečnost, že náklady na energii, tj. vytápění a chlazení, platí většinou nájemce zvlášť v provozních nákladech. Od letošního roku je k žádosti o stavební povolení povinné dokládat posouzení energetické náročnosti. To je sice moudré opatření, ale není jisté, zda se nemine účinkem, obdobně jako tomu bylo u energetického auditu, který byl sice pro větší objekty povinně zpracován, ale legislativně nevznikla povinnost jeho doporučení realizovat, a tudíž se prakticky nikde nerealizoval.
• Požadavek na maximální úspory investičních nákladů. V průběhu výběru dodavatele budoucí investor vyvíjí tlak na potencionálního dodavatele, aby maximálně snížil náklady na stavbu. Důsledkem je nekontrolované snížení kvality stavby, aniž by došlo ke zpětně ke kontrole, zda okleštěný objekt bude vůbec plnit svoji funkci.

FM v přípravě staveb
Vysoké investiční a následně i provozní náklady nutí budoucího uživatele k maximálním úsporám za každou cenu. Je však potřeba zvážit, zda úspora získaná na úkor kvality pracovního prostředí vede ke snížení nákladů firmy, a proto je třeba stanovit optimální poměr. Pracovní výkony ovlivňují podmínky, za kterých vznikají. Na objem a kvalitu vykonané práce má výrazný vliv mikroklima prostředí, které ovlivňuje zejména soustředění a únavu pracovníků.

Firma, která se seriózně zabývá facility managementem a provozuje objekty a jejich technická zařízení, uvedené problémy dobře zná a již při zadání projektu a jeho zpracování je schopna na ně včas upozornit investora i projektanty. To se však zásadně neděje a provozovatel většinou přichází na scénu až po předání objektu, nebo dokonce ještě později. To je příčinou řady zbytečných komplikací.

Využití organizací zabývajících se FM je vhodné ve dvou etapách:
1. Ve fázi přípravy stavby, při formulaci zadání a vlastním projektování, kdy je možno včas posoudit návrh objektu z hlediska jeho využívání. V zemích, kde je již FM zavedený, bývá ve fázi projektování zpracovávána studie provozu objektu, která posuzuje objekt z hlediska ekonomického využívání a navrhuje podrobně způsob, jak objekt provozovat, včetně vyčíslení nákladů. Tento plán mimo jiné upozorňuje na případné problémy daného řešení, které mohu být z hlediska provozování objektu nevhodné. Tyto připomínky je pak možné ještě včas do projektu zapracovat. Obdobný plán se v Čechách zpracovává jen výjimečně, a pokud ano, tak bez výsledného efektu.
2. Ve fázi uvádění do provozu. Zde je třeba, aby firma, která má následně objekt provozovat, zahájila svoji činnost již v době provádění komplexních zkoušek. Jen tak se může včas seznámit s objektem a jeho vybavením, aby mohla objekt úspěšně provozovat. Dále by se tato firma měla přímo účastnit předávacího řízení. Nejen proto, že zná potenciální nedostatky objektů, ale také proto, že má osobní zájem podchytit včas všechny chyby, jejichž odstranění by v budoucnu byla nucena sama řešit.

Líc a rub dodavatelského způsobu provozování
Dodavatelský způsob provozování objektů a zajišťování služeb FM se postupně stále více rozšiřuje. Širšímu využití brání doposud ne­ochota klientů přenést veškeré podpůrné činnosti na jednoho dodavatele. Důvodem bývá snaha ponechat si ve svých řadách některé pracovníky, kteří se těmito činnostmi dosud zabývali, nebo zabránit dodavatelské firmě získat informace, jež lze považovat za důvěrné. To se týká zejména ostrahy a účetnictví.

Výhody facility managementu
Odborná úroveň pracovníků specializované firmy je vyšší, než může být u pracovníků firem zaměřených na zcela jiný předmět podnikání. A platí to i v tom případě, když firma zaměstná specializované odborníky. Rozsah činností v oboru je natolik široký, že tito pracovníci musejí být nutně polyprofesní a jejich znalosti v jednotlivých oborech pak jsou více nebo méně jen encyklopedické. Týká se to také administrativních pracovníků i dělnických profesí. Jejich produktivita a kvalita odevzdané práce musí být zákonitě nižší.

Obdobně je tomu i s vybavením. Není úsporné zakupovat vybavení – ať už hardware (a tím myslím i kladivo a majzlík) nebo software, jestliže se pravděpodobně využije jednou za rok nebo vůbec ne. Pokud se však jedná o FM firmu s větším počtem klientů, pak je využití těchto prostředků daleko častější, a tudíž se i pořizovací investice do vybavení vyplatí.

Na vyšší úrovni FM se dá očekávat i lepší organizace práce a zejména využití pracovníků specializovaných profesí. Při větším počtu zaměstnanců je pak i snadnější zastupitelnost v případě dovolené nebo nemoci.

Stinné stránky FM a jejich řešení
Přestože využívání firem FM se výrazně rozšiřuje, má tato praxe i své nevýhody. Cenu prací zvyšují náklady na provoz dodavatelských firem a jejich zisk.

Hlavním cílem firmy mající v obchodním rejstříku zapsaný jako předmět podnikání něco jako FM je samozřejmě zisk z tohoto podnikání. A jak lze tohoto zisku dosáhnout? V první­ řadě zvýšením produktivity práce, jak se i tvrdí v učebnicích ekonomie. Tyto učebnice se však již nezmiňují tak nahlas o druhé možnosti: práce neprovádět vůbec nebo je provádět jen v omezeném rozsahu, případně nižší kvalitě. Také toto řešení se často využívá.

Zásadním způsobem se na výsledcích dodavatelských firem podílí pravidelná kontrola jejich činností a hodnocení výsledků práce dodavatelských firem ze strany objednatele. Ten však často nemá na své straně pracovníka, jenž by byl schopný kvalifikovaně posoudit výsledky práce organizace, která zajišťuje služby FM. Nebo nemá čas a zájem je posoudit.

Jen málo objednatelů provádí systematické hodnocení výsledků práce najaté firmy. A pokud ano, je spíše kontrolován počet nasazených pracovníků a rychlost provedení než kvalita práce, respektive výsledek. Bez systematické kontroly a hodnocení jako podkladu k případným sankcím není firma provádějící FM nijak stimulována ke zkvalitnění práce a v lepším případě upadá do stereotypu.  

Výsledky dodavatelských firem slabší, než by se dalo očekávat na základě kvalifikace jejich pracovníků a propracované organizace práce, pramení ze snahy zajistit si dostatečný zisk, což při současné konkurenci není jednoduché. To vede k minimalizaci počtu pracovníků nasazovaných na objekty, často pod únosnou mez. A tito pracovníci jsou navíc často přemisťováni do jiných objektů, kde jim trvá dlouhou dobu, než se s objektem seznámí, navíc o to často ani nemají zájem.

Přestože systém FM vznikl proto, aby se uživatel mohl oprostit od aktivit, které se netýkají jeho činnosti, praktické příklady jasně ukazují, že jen za přímé a důsledné spolupráce se zástupcem objednatele lze očekávat dobré výsledky.

Překvapivě velkým problémem je kvalifikace a často i pracovní nasazení zaměstnanců jak na straně dodavatele, tak i zhotovitele. Tento problém začíná již při náboru pracovníků, který je velmi často prováděn živelně a na základě prvního dojmu. Jen výjimečně je výběr pracovníků uskutečňován na základě objektivního hodnocení, například pomocí testů. A protože současně je prakticky nemožné si ověřit schopnosti a přístup pracovníka u předchozích zaměstnavatelů, rozhodují o přijetí kritéria jako asertivita, věk a znalosti jazyka, což nemusí být na všech pozicích rozhodující. Skutečnost, že pravidelné hodnocení zaměstnanců provádí málo organizací nebo často jen formálním způsobem, situaci jen zhoršuje. Lze se pak často setkat se zástupci firem a zvláště s jejich výkonnými pracovníky, kteří prokazují elementární neznalosti ve svém oboru.

Velmi často se v praxi složitě řeší banální problémy, jejichž řešení je již dávno známé a ověřené. To platí zcela obecně na všech úrovních – počínaje formulací zadání projektu stavby a konče opravou prasklého potrubí. Je to proto, že v pracovních týmech často chybějí lidé s praxí, kteří jsou schopní na základě zkušeností nalézt optimální způsob provedení daného úkolu nebo předem odhadnout výsledek jiného návrhu, jehož realizace by stála čas a peníze.

Pozitivním zjištěním je přístup ke zvyšování kvalifikace, který začíná na vysokých školách, kde se již začíná přednášet specializace FM. V poslední době dochází k překvapivému nárůstu zájmu o kurzy pro výkonné pracovníky na téma FM nebo provoz a údržba technických zařízení budov. Lze očekávat, že tímto způsobem se postupně zvýší odborné a organizační znalosti pracovníků na všech úrovních, což musí zákonitě vést i ke zlepšení výsledků firem, které je zaměstnávají.

Současný stav a výhled do budoucna
V posledních letech se výrazně zlepšila a stále se zlepšuje organizace práce ve firmách, které se FM zabývají. Dobré jsou většinou i odborné znalosti a schopnosti pracovníků zejména na úrovni středního managementu. Bohužel ne vždy se jim daří poznatky aplikovat v praxi. Jedním z důvodů je, že jejich pravomoci neodpovídají uloženým úkolům. To se týká především možnosti vybírat si podřízené pracovníky a finančně stimulovat jejich práci nebo je naopak při nekvalitním provedení postihovat. Stále však zůstává propastná vzdálenost mezi teorií a jejím praktickým využitím.

V současnosti je ve velkém množství budov zajišťován jejich provoz a údržby dodavatelským způsobem a postupně se zadává dodavatelům i provádění dalších činností spadajících do oblasti FM. Přes nedostatky, z nichž některé jsou zde uvedeny, se metoda FM dynamicky rozvíjí a současné výsledky nedávají prostor k pochybám, že tudy vede cesta k zajišťování podmínek pro efektivní práci firem s rozličnými předměty podnikání.

Ing. Jaroslav Bambous
Foto: D. Veselský, Passerinvest Group,
Sawbac Slovensko

Autor je manažerem ve společnosti Obermeyer Albis – Stavoplan, spol. s r. o., a také předsedou odborné sekce FM ve Společnosti pro techniku prostředí.

Článek byl uveřejněn v časopisu TZB HAUSTECHNIK.