Uvolněte si ruce při řízení malé firmy. Díky systému může fungovat i bez vás
Cítíte se jako chodící ústředna, projektový manažer a hasič problémů v jednom? Přestaňte být nepostradatelní. Zakladatel firemního systému Caflou radí, jak nastavit chod malé stavební či architektonické firmy tak, aby zakázky běžely i bez vašeho neustálého dohledu.
Znáte to – od rána zvoní telefon. Na stavbě chybí materiál nebo se řeší změna v projektové dokumentaci, dodavatel má zpoždění a do toho volá účetní, že nemá podklady k DPH.
„Malé firmy velmi často stojí na majiteli. Všechno jde přes něj, protože nejlépe ví, jak věci fungují. Domlouvá a řídí zakázky, rozhoduje, řeší administrativu. Je ale jen otázkou času, kdy tento přístup začne firmu brzdit,“ upozorňuje Petr Macek z Caflou.
Byznys závislý na jednom člověku dříve či později narazí na strop růstu. Majitel pracuje od nevidím do nevidím, nemůže si vzít dovolenou ani se věnovat rozvoji.
Kdekdo poradí, aby delegoval. Rozšiřování týmu a předávání odpovědnosti se však neobejde bez úpravy způsobu práce. Místo velké revoluce začněte postupně:
Vytvořte jedno místo pravdy
Zakázky řešíte v e-mailu, rozpočet v Excelu, komunikaci na WhatsAppu a odpracované hodiny v notýsku? Čím roztříštěnější práce, tím spíš vznikají chyby a nedorozumění.
Vyberte si firemní systém, kde budete na jednom místě řídit obchod, zakázky, úkoly, komunikaci v týmu a ideálně i finance. Tým tak získá přehled pro samostatnější práci.
Zároveň naučte lidi v terénu používat mobilní aplikaci. Výkazy, spotřebovaný materiál i fotodokumentaci mohou zadat na místě. Zbavíte se papírů a administrativa se zrychlí.
Standardizujte postupy
Jak probíhá nacenění a zahájení zakázky? Kdo kontroluje postup realizace a kdo schvaluje faktury? Pokud odpovědi existují jen ve vaší hlavě nebo musíte pokaždé znovu vymýšlet, co a jak, je na čase s tím něco udělat.
Vytvořte si šablony a popište typické procesy. Začněte tím, co řešíte nejčastěji – například cenové nabídky nebo kroky běžné zakázky. „Vždy jednoznačně určete, kdo odpovídá za které kroky procesu,“ doporučuje Macek.
Díky dokumentaci a jasným pravidlům snáz předáte know-how i odpovědnost a zbavíte se role člověka, na kterého se čeká.
Zkroťte rutinu pomocí automatizací
Zálohová faktura, odeslání předávacího protokolu k podpisu nebo upomínka po splatnosti… To jsou věci, které musí někdo udělat, ale nemusí to být pokaždé člověk.
Proto aktivně hledejte možnosti, co automatizovat – v moderních nástrojích to zvládnete i bez technických znalostí. Pustíte z hlavy drobné rutinní úkoly a uleví se vám.
Hlídejte ziskovost a cash flow
Když přestanete být u každého rozhodnutí, stále potřebujete vědět, jak se firmě daří. Finance jsou váš kontrolní panel.
„Zakázka může vypadat skvěle, a přesto na ní vyděláte minimum nebo dokonce nic. Kdo průběžně nesleduje čísla, zjistí problém až na konci, a to už bývá pozdě,“ říká Macek. Řiďte proto ziskovost v reálném čase. Když materiál nečekaně zdraží nebo se práce protáhne, uvidíte to hned a můžete reagovat.
Zároveň plánujte cash flow – řekne vám, jak na sebe navazují příjmy a výdaje a zda budete mít v následujících měsících na mzdy, DPH a faktury od dodavatelů.
Jak vypadají nejčastější finanční rizika a proč ohrožují i zdravé firmy, popisuje zakladatel Caflou v článku pro Hospodářské noviny.
Tým pracuje, vy máte přehled
Zavedení nových návyků vyžaduje trochu úsilí, ale stojí za to. „Tým přebere odpovědnost, zákazníci dostanou konzistentní servis a vy nemusíte být u každého rozhodnutí. Vyplatí se začít dřív, než vás donutí okolnosti,“ uzavírá Macek.
Zdroj: PR článek Caflou
