Facility management – efektivní forma spravování budov

Facility management nachází v našich podmínkách stále větší uplatnění. V současnosti, kdy se pozornost firem stále více zaměřuje na efektivní řízení s cílem zvýšit konkurenceschopnost ve vybraném trhovém segmentu, stává se uplatnění facility managementu nanejvýš aktuální.

Co je facility management? Najít adekvátní výraz tohoto slovního spojení v našem jazyce tak, aby přesně vystihoval jeho podstatu, není jednoduché. Když přeložíme význam jednotlivých slov, tak facility znamená budovu, zařízení, ale také služby poskytované organizací s určitým cílem, a management  znamená řízení nebo správu.

Výraz facility management se ve všech zemích, kde se metoda facility managementu aplikuje jako metoda řízení podpůrných činností subjektu, používá v anglické podobě. Je to mezinárodně respektovaný termín, který je v této podobě definován v evropské normě ČSN EN 15221 Facility management.

Vznik facility managementu
K tomu, abychom pochopili podstatu facility managementu, musíme znát jeho historii i jeho další vývoj. Vznik facility managementu se datuje do sedmdesátých let minulého století – na území Spojených států amerických. Mnoho projektantů budov a jejich majitelé si uvědomili, že během provozu budovy se jejich původní představy neshodují s měnícími se potřebami uživatelů, které v podstatě kopírují technický a ekonomický vývoj společnosti. Z dané skutečnosti vyplynuly požadavky  řešit profesionálním způsobem provoz technického zázemí budov, bezpečnost osob, věcí a služeb. Navzdory tomu, že řešením se zabývali odborníci, jejich činnost byla rozdrobena na různé úseky provozu. Neměli jednotnou strategii a jejich kooperace byla živelná. Vznikla potřeba propojení informací mezi provozy a jednotlivými řídicími pracovníky – facility manažery a potřeba vytvořit jednotný postup při řízení podpůrných činností.

To podnítilo v osmdesátých letech minulého století založení formální organizační základny pro asociaci facility managementu USA, která sdružovala asi šedesát profesionálů – facility manažerů. Byl to první krok k založení asociace IFMA – International Facility Management Association v roce 1981 v Houstonu. V Evropě se facility management začal prosazovat až začátkem 90. let.

Dnes sdružuje mezinárodní organizace IFMA více než osmnáct tisíc členů z padesáti zemí a facility management definuje jako metodu, jak v organizacích vzájemně sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí, které v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd. Facility management charakterizuje podle definice propojení tří oblastí:

• oblasti týkající se pracovníků, tj. lidských zdrojů a sociologických aspektů,
• oblasti pracovní činnosti, tj. oblasti výkonů a financování,
• oblasti pracovního prostředí, tj. architektury a inženýrství.

Výsledným efektem vzájemných vazeb je posílení všech procesů, pomocí nichž pracovníci na svých pracovištích – v příjemném prostředí podporujícím výkonnost – podávají optimální výkony. V konečném důsledku tak facility management pozitivně přispívá k ekonomickému růstu firmy a zvyšování její konkurenceschopnosti.

Podstata facility managementu
Jaké uplatnění nachází facility management v organizaci? Proč je jeho aplikace stále víc aktuální? Pro zodpovězení těchto otázek je především nutné vysvětlit jeho podstatu.

Stavební objekt se realizuje s cílem vytvořit prostor, v němž jsou situovány různé podnikatelské subjekty. V každém z těchto subjektů probíhají primární a sekundární činnosti:

• Primární, neboli hlavní činnosti (core business) se vykonávají s cílem dosáhnout zisku – prvořadým cílem managementu firmy je proto maximální efektivita hlavní činnosti.
• Sekundární, neboli podpůrné činnosti jsou všechny ostatní činnosti, které vytvářejí podmínky pro úspěšný průběh hlavní činnosti. Jde především o správu majetku, provoz budovy, prostorové plánování, úklid, stravování, informatiku atd.

Návratnost nákladů, které jsou spojeny se zavedením facility managementu při řízení podpůrných činností, jsou dva až tři roky. Úspora provozních nákladů se však v pozdějších letech vyšplhá na 10 až 30 %. Náklady spojené s realizací podpůrných činností představují v poměru k celkovým nákladům (tj. k součtu nákladů na hlavní a podpůrné činnosti) zaned­batelnou částku, navzdory tomu firmy nekladou dostatečný důraz na jejich řízení.

Aby se management firmy mohl soustředit jen na řízení hlavní činnosti, tím zvýšit konkurenceschopnost a zisk firmy, je potřeba odčlenit řízení podpůrných činností. Kvalitní a efektivní řízení podpůrných činností umožňuje právě facility management. Jeho základním konceptem je sladění dohodnutých služeb a vytvoření jednotného postupu při jejich řízení.

Uplatnění facility managementu
Facility management se uplatňuje u dvou skupin uživatelů:
1. investoři a developerské organizace,
2. vlastníci už existujících stavebních objektů.

V prvním případě se díky facility managementu už v přípravné fázi investičního procesu realizují stavební objekty s vysokou užitnou hodnotou a nízkými provozními náklady při zachování kvality projektu a všech služeb poskytovaných nájemcům. Z pohledu developera je po ukončení investičního procesu nej­důležitějším faktorem možnost zhodnotit své investice – prodejem nebo pronájmem. Životaschopnost stavebního objektu ušetří i potenciálnímu zájemci určité procento provozních nákladů s minimálním vynaloženym úsilím.

Druhou skupinou jsou vlastníci už existujících stavebních objektů různého technického stavu a vybavení. Jde o průmyslové a výrobní podniky, administrativní a obchodní centra, školská a univerzitní zařízení, nemocnice a jiná zdravotnická zařízení a podobně. Využití facility managementu může v této skupině přinést optimalizaci podpůrných činností, zpřehlednění nákladů a jejich následného snížení, výrazně vyššího využití ploch, inventáře, technických prostředků, služeb a v neposlední řadě i pracovníků, podílejících se ve firmě na podpůrných činnostech.

Závěr
Facility management je moderní obor. Jeho uplatnění při spravování budov výrazně přispívá k úspoře provozních nákladů, a tím i k zvýšení ziskovosti podnikání. Nejde jen o dočasný trend podnikového managementu, ale o praktický způsob profesionálního řízení a správy podnikových zdrojů, který by se měl používat kontinuálně.

Ing. Viera Somorová, Ph.D.
Autorka je viceprezidentkou Společnosti pro Facility management – IFMA SK.

Foto: Dano Veselský

Příspěvek byl zpracován v rámci grantového výzkumného úkolu VEGA 1/2573/05
Optimalizace nákladů spravování stavebních objektů metodou Facility managementu.

Literatura
1. Vyskočil, V. – Štrup, O.: Podpůrné procesy a snižování režijních nákladů. Professional Publishing: 2003.
2. Krapka, M.: Facility management – známy neznámy. In: REALIT 9/2001.