Údržba otopných systémů jako součást facility managementu

Zateplování budov je častý krok na cestě ke snížení energetické náročnosti existujících i realizovaných budov. V době, kdy se ceny energie pohybovaly na třicetině současných cen, bylo ekonomicky neefektivní investovat vysoké částky do kvalitních otopných soustav a zateplovacích systémů. V současnosti však v tomto směru jsou podmínky již zcela jiné, a tak se mnohé objekty zateplují, instalují se regulační termostatické hlavice, kalorimetry a vyměňují se neefektivní zdroje tepla. Jaká je úloha facility manažera v tomto procesu?

Řízení podpůrných služeb (jinými slovy facility management) má za cíl zajištění optimálního prostředí pro výkon hlavních činností, za které lze považovat i bydlení v obytných domech, sportování či kulturu. Optimálním prostředím se předpokládá prostředí nejen fyzicky příjemné a pro činnost provozně optimální, ale také ekonomicky efektivní.

Facility manažer by měl mít informace z několika let provozu budovy, na základě kterých by měl připravit pro projektanta kvalitní podklady k jeho návrhu. Pokud se dlouhodobě eviduje nejen energetická spotřeba (např. odběrovými výkazy) a zároveň je dostupný přehled o teplotách ve vnějším prostředí a případně i na vybraných pracovištích, má projektant velmi usnadněnou práci. Pomůže také přehled o fakturacích za poslední roky provozu. Facility manažer (res­pektive technik budovy či správce) také podrobně zná stavební stav budovy, proto může nejlépe označit slabá místa stávajícího zateplení. Předáním podkladů však role facility manažera při přípravě zateplení a přestavby zdrojů tepla a klimatizace (na tu dnes nesmíme v této souvislosti zapomínat) nekončí. Facility manažer se musí stát partnerem, v horším případě oponentem projektanta.

Návrh musí posuzovat z hlediska dlouhodobého provozu, z hlediska flexibility budovy pro případ změny užívání atd. Facility manažer musí mít výraznou roli po celou dobu přípravy, stavby či přestavby. V realizační fázi musí ohlídat nejen kvalitu provedení (spolu s technickým dozorem projektanta i investora), ale musí si také zajistit, aby mu byla předána potřebná dokumentace – projekční, výrobní, návody, reklamační protokoly atd. Podaří-li se mu zajistit tyto dokumenty v digitální podobě, bude později snadnější budovu spravovat.

Facility manažer by měl být po celou dobu realizace aktivní a pořizovat si bohatou fotodokumentaci, zejména těch míst, která budou později zakryta a v nichž nebudou technické prvky běžně viditelné. Jeho role v této fázi končí převzetím (kolaudací). Tím však začíná hlavní fáze jeho činnosti – provozování.

Údržba systému vytápění a tepelného hospodaření v rámci facility managementu je podobná ostatním infrastrukturním službám. Jeho součástí je několik řídicích procesů, které musí facility manažer vykonávat:

• efektivní provozování zařízení,
• kvalitní a efektivní údržba zařízení,
• sledování potřeb klienta a požadavků majitele (často nejsou v souladu),
• sledování ekologických parametrů,
• sledování a implementace legislativních nařízení,
• hlášení a výkaznictví.

Efektivní provoz zařízení
Efektivní provozování otopných soustav slučuje technické hledisko a požadavky klienta. Technické hledisko je poměrně snadno uchopitelné a zvládnutelné. Splnění požadavků a přání majitelů, případně řešení jejich nespokojenosti, je komplikovanější. Jedná se sice o problematiku všeobecně známou, ale velmi málo diskutovanou. Pokud k takové situaci dojde, je třeba ji řešit asertivním, avšak klientsky orientovaným přístupem. Mnohé problémy se eliminují, pokud se facility manažerovi podaří například prosadit instalaci kalorimetrů a zavést systém roz­účtování podle skutečné spotřeby.

Spotřebu může zefektivnit také zavedení automatizovaného řízení, což znamená významnou investici, která má však z dlouhodobého hlediska vysokou návratnost. Je třeba také zdůraznit, že bez pravidelného reportování všech paramet­rů týkajících se spotřeby energie je sice možné operativně řešit potřeby uživatelů, ale dlouhodobě budou scházet informace pro efektivní rozhodování ve středně- i dlouhodobém horizontu. Toto je častá slabina, která však nevystupuje příliš často na povrch, neboť je zakrývána „kvalitním zvládáním okamžitých potřeb“.

Řízení údržby
V kvalitním facility managementu je jednou z priorit řízení údržby. Nejde jen o povinné revize a předepsané údržbové úkony. Ty jsou samozřejmé a manažer v nich musí mít pořádek a přehled. Kvalitní údržba musí mít pravidelný řád, musí vycházet z doporučení výrobců a zároveň obsahovat i know-how provozovatele. Tím musí být odborník, který zváží četnost údržbových úkonů tak, aby byly dostatečně preventivní a ekonomické.

Provozovatel bude mít tendenci zvýšit jejich četnost, čímž se sníží riziko poruchy a současně se tím zvyšuje příjem provozovatele za výkon. Pokud se však zavede fixní platba, pak má naopak provozovatel tendenci snižovat procento preventivních úkonů, a tím šetřit vlastní náklady. Pro klienta to znamená jediné – připravit si důkladně smlouvu o úrovni služeb, vyžadovat od poskytovatele včas a v dostatečných detailech zpracování plán preventivních úkonů a jeho odsouhlasení. Tento plán je pak vhodné dát prověřit nezávislým odborníkem a následně kontrolovat skutečné dodržování plánovaných úkonů. Pokud dojde k vzájemné dohodě, mělo by se snížit procento havárií a mimořádných stavů. I na ně však musí být klient připravený a vyžadovat důslednou přípravu na havarijní stavy, prověřovat ji, vyžadovat reporting a vyhodnocení vzniku havárie i průběhu zásahu. Toto vše i mnoho dalšího je součástí řízení údržby.

Potřeby klienta a požadavky majitele
Potřeby a přání uživatelů jsou jedním z nejkontroverznějších parametrů v řízení vnitřního prostředí budov. Vyhovět přání dvou pracovníků, z nichž jeden si přeje 19 °C, zatímco druhý 24 °C, je ve své podstatě neřešitelné. V praxi existují i případy tzv. placebo řešení, kdy správce objektu nainstaloval tajný ovladač (samozřejmě nezapojený, a tudíž nefunkční) a řekl o něm pouze největším stěžovatelům. Ti si následně chodili tajně regulovat teplotu a byli spokojeni. Na tento problém skutečně neexistuje jiné řešení než trpělivá konverzace s uživateli. Technický přístup a vysvětlení je zde zcela nefunkční. Přesto je třeba tyto stížnosti a přání dlouhodobě evidovat a sledovat. Výsledkem může být úprava standardu, která sníží nespokojenost, a tak zvýší výkonnost pracovníků v jejich základní činnosti. Opačná přání však může mít majitel, který chce snížit náklady na provoz. Zde už začíná politika facility managementu – ke slovu přichází kompromis a závisí na schopnostech facility manažera, jak se s danou situací vypořádá.

Ekologické aspekty
Problematika ekologie je v posledních letech probírána ze všech stran. Zájmem každého uživatele je nevětrat, když se současně vytápí, a nevypouštět teplo ven (používají se systémy s rekuperací, kogenerátory atd.), ohlídat si množství škodlivin, které systém vypouští (popílek, freony, topné substance atd.). Dnešní předpisy toto úsilí výrazně podporují, je potřeba je pouze dodržovat a nastavit si systém interního řízení podle těchto požadavků.

Právní předpisy a normy
Sledování různých novel zákonů, nařízení a vyhlášek zatěžuje rutinní výkon správy, ale pro bezkonfliktní řízení facility managementu je tento parametr významný. Je proto výhodné přesně definovat, kdo má tuto činnost ve společnosti sledovat a jaká je kompetence klienta a poskytovatele. Zatížení jednotlivých pracovníků se sníží, pokud je vše přesně definované ve smlouvách, konkrétně i ve smlouvě o úrovni služeb. To také výrazně eliminuje riziko pokut a represí ze strany státu a veřejných složek.

Hlášení a výkaznictví
Dnešní moderní informační a komunikační technologie (ICT) nabízejí obrovskou podporu a je škoda, že je jejich využití ze strany klientů, ale i poskytovatelů facility managementu podceňováno. Moderní technologie umožňují rychle a efektivně vyhodnotit minulá období a uskutečňovat podložená rozhodnutí. Systémy však musejí splňovat dva základní parametry:
•    Jednoduchost z hlediska uživatelské obsluhy – i komplikované programy musejí být snadno ovladatelné a přátelské. Cílem by mělo být zavedení systému, kdy vyjma havarijních případů nebude žádný požadavek vyřizován telefonicky či ústně, ale všechny požadavky a potřeby budou jednotlivými pracovníky (bez výjimky) zapisovány do požadavkového systému. Pracovníci si tak budou moci ověřit, v jakém stádiu řešení je jejich záležitost, facility manažer bude manažerem, a nikoli telefonistou, a co je nejdůležitější, zaplní se databáze, z níž lze vytěžit množství informací.
•    Systém musí být jednotný (je nutné se vyhnout několika poslepovaným a propojovaným programům).
Správa systémů vytápění a chlazení je jedním ze základů facility managementu. Pokud klient i poskytovatel služeb facility managementu kvalitně provozují a řídí tyto systémy, je velice pravděpodobné, že budou obdobně kvalitně zvládat i celou oblast facility managementu.

Ing. Ondřej Štrup
Autor je partnerem v poradenské společnosti Hein Consulting, s. r. o., a členem představenstva v organizaci IFMA CZ.

Foto: Dano Veselský

Článek byl uveřejněn v časopisu TZB HAUSTECHNIK.