Facility management dokáže efektivně pomoci nejen v době krize

Hospodářská krize se již dotýká mnoha firem. Proto hledají a zavádějí různá úsporná opatření, která by jim pomohla snížit náklady. Na důležitosti tak získává i obor facility managementu, který může zefektivnit podpůrné procesy ve firmách a vhodným nastavením tak snížit jejich náklady. Na to, co facility management může firmám nabídnout a jaké má pro ně finanční i jiné přínosy, jsme se zeptali Dana Krupanského, provozního ředitele pro oblast facility managementu ve společnosti Sodexo.

Pod pojmem facility management si představíme správu budov. Jaký má pro firmy tento obor význam a co vše konkrétně dokáže facility management obsáhnout?
Facility management se nedá označit za pouhou správu budov. Klade si za cíl optimalizovat provozní náklady na kvalitní zajištění, plánování a řízení všech procesů, činností a služeb, které přímo nesouvisejí s klíčovými aktivitami dané firmy, ale pro její fungování a existenci jsou nezbytné. Hlavním cílem je vytvořit optimální podmínky pro stávající ekonomické cíle společnosti. Podpůrné služby dělíme do tří kategorií:

• služby pro budovu,
• podpůrné procesy,
• služby pro personál.

Patří sem například správa energetických zařízení včetně vytápění, klimatizace, osvětlení, dále údržba, revize a opravy technického zařízení budovy, úklidové práce, telekomunikační provoz, skladovací služby, ale také správa autoparku, recepce, bezpečnostní služby, firemní stravování či catering pro speciální příležitosti. Plný výčet by byl velmi dlouhý.

Spojení různých podpůrných činností do jednoho celku označujeme jako integrovaný facility management (iFM). Integrovaný systém v praxi znamená, že velkou část podpůrných služeb zajišťuje pouze jeden externí partner. Výhodou pro společnost je, že podobně jako v hypermarketu přijde za svým partnerem a vybere si na jednom místě to, co je pro něj za předpokládanou cenu nejvýhodnější.

Právě teď, v době krize, vedení společností pečlivě zvažují všechny výdaje. Nejedná se tedy o zbytečné nadstandardní služby, které by si mohly firmy stejně dobře zajistit samy vlastními silami?
Představa vysokého manažera u kopírovacího stroje asi není pro společnost znakem efektivně vložených prostředků. Ekonomická situace dnes není nejlepší. Naším cílem je přizpůsobit portfolio nabízených služeb momentálním možnostem klienta. Služby je možné kvalitativně poskytovat v několika úrovních.

Příkladem mohou být tzv. udržovací služby, tedy zajišťování jen nejnutnějších služeb, většinou pouze na základě legislativních norem. Takováto údržba je ale v dlouhodobém horizontu velmi drahá, protože absencí běžné údržby dochází k nadměrnému opotřebení zařízení. Dále můžeme hovořit o úrovni základních služeb, které pokrývají běžný provoz řekněme na minimální úrovni. Následovat mohou služby na úrovni dlouhodobého zvyšování hodnoty majetku nebo udržování jeho hodnoty. Existují i nadstandardní služby, které poskytují vysoce specializovaní pracovníci zaměřující se pouze na hlavní předmět své práce – podpůrné služby jim zajišťuje někdo jiný.

Z pohledu řízení mají všechny podpůrné služby společné odlišné formy řízení, potřeby specifického know-how, využívání kvalifikovaných odborníků, specifickou legislativu a nepřímou vazbu na předmět podnikání. Vrcholoví manaže­ři se shodují v tom, že outsourcing podpůrných procesů je důležitý pro růst jejich společnosti. Specializované firmy dokážou díky specifickému know-how efektivně optimalizovat a rozvíjet podpůrné procesy ve firmě, a to hlavně ve smyslu zjednodušení administrativy, kontroly dodržování termínů vykonávaných služeb a zajištění bezpečného, diskrétního a kvalifikovaného personálu pro podpůrné služby.

Co bude přínosem pro firmu, svěří-li kompletní zajištění podpůrných služeb externímu dodavateli?
Kromě optimalizace všech procesů, čím se snižují náklady firmy, je zde hned několik dalších výhod. Například outsourcingem iFM služeb získává firma řešení na míru a může se plně soustředit na hlavní předmět své činnosti. Část operačního rizika je přenesena na dodavatele.

Dokážete v číslech vyjádřit, kolik mohou firmy ušetřit, pokud si služby facility managementu outsourcují u specializované firmy?
V případě iFM může úspora nákladů činit 5 až 40 % do tří let od implementace v porovnání s tím, když si facility management zajišťuje firma vlastními silami. Neustálé změny v cenách energií, technologií a kvalifikované lidské práce mají totiž vliv až na 80 % nákladů firmy, což se jednoznačně odráží na finančních výsledcích firem a jejich růstu.

Jakým způsobem dokážete nastavit optimální fungování celého systému poskytovaných iFM služeb ve firmě? A jakým způsobem následně ověřujete efektivitu tohoto nastavení?
Základním parametrem je, že vše, co dodáváme, musíme umět změřit, a to zejména z hlediska času, finančních prostředků i lidského kapitálu. Významnou roli hraje i kalkulace rizika. Pokud umíme změřit výstupy, jsme schopni určit náš cíl a následně i to, co je důležité pro jeho dosažení. A to už jsme u stanovení a průběžného vyhodnocování kritických a klíčových ukazatelů (CPI – critical performance indicators, KPI – key performance indicators). Důležitým předpokladem je existence komunikační základny, která takováto měření umožňuje.

Na začátku definujeme cíle a kvalitativní požadavky na všech stranách v linii klient – dodavatel – subdodavatel, stanovíme průběžné kvalitativní i kvantitativní měření a vyhodnocování klíčových ukazatelů a domluvíme se na pravidlech komunikace. K tomu se nám osvědčila metoda mapy služeb; podle předem dané struktury jsou jednotně popsány všechny služby, zejména definice, činnosti, četnosti, zodpovědnosti, podmínky přijetí (kvalitativní ukazatele), termíny, cena a podobně. Tato metoda výrazně napomáhá vyjasnění práv a povinností zúčastněných stran.

K vyhodnocování používáme internetové řešení, které umožňuje klientovi okamžitý přístup k datům, a tím i kontrolu všeho, co se v jeho společnosti odehrává. Takto uchovaná data jsou využívána pro potřeby fakturace, odsouhlaseného reportingu a například i měření změn na kontraktu. Výše nákladů se dá jednoduše prokázat jejich pravidelnou kontrolou a také na počátku vytvořenou cenovou mapou, která přesně definuje „co, kde a za kolik“; náklady jsou tedy maximálně transparentní.

Rozhovor zpracovala Petra Šťávová
Foto: Dan Krupanský, Dano Veselský

Článek byl uveřejněn v časopisu TZB HAUSTECHNIK.