Dobrý facility manažer myslí již dnes na konec krize
Facility management to v České republice nemá jednoduché. Přestože u nás byla jako v první postkomunistické zemi založena pobočka mezinárodní asociace IFMA, v současnosti za děním v oblasti facility managementu spíše za světem zaostáváme a pro mnoho firem je slovo facility manažer stále velká neznámá. O radostech i strastech facility managementu v českých zemích jsme si povídali s Ing. Ondřejem Štrupem, zakladatelem IFMA CZ a partnerem ve společnosti Hein Consulting.
Jste partnerem ve společnosti Hein Consulting, celosvětově významné firmy v oblasti facility managementu, která působí i v České republice. Kdy jste se tomuto oboru začal věnovat a co Vás k tomu vedlo?
S tímto oborem jsem se poprvé setkal v německé společnosti Nemetschek, pro kterou jsem nejprve prodával CAD programy pro architekty a stavební inženýry a později jsem byl na pozici ředitele jejich české pobočky. Tam jsem uplatnil jak své zkušenosti projektanta statika, tak i praxi vedoucího výpočetního střediska projektové dokumentace. Kolem roku 1997 se mezi produkty této společnosti objevil i program označovaný jako CAFM (programový systém pro správu podpůrných procesů založený na grafickém znázornění správy prostor (CAD) vybavený databázovou informační podporou – pozn. red.).
Nikdo jsme vlastně nerozuměli, čemu slouží a jak ho aplikovat. Základy mi vysvětlil můj tehdejší i současný kolega Adrian Anderson (dnes Partner Hein Consulting v Londýně), který byl v Mnichově u firmy Nemetschek zodpovědný za oblast facility managementu. Tam jsem prvně pochopil, co je předmětem facility managementu (FM). Ale musím se přiznat, že mé tehdejší vnímání tohoto oboru bylo velice podobné současnému chápání většiny našich manažerů. Obor jsem vnímal jako správu majetku v novém balení.
Adrian mi byl nejen učitelem, ale pomohl mi kontaktovat tehdejší vedení mezinárodní asociace IFMA (International Facility Management Association), které mělo shodou okolností schůzku v Berlíně. S kolegou jsme se tam vypravili a získali od nich nejen první podklady, ale hlavně podporu; a tak jsme koncem roku 1999 začali iniciovat založení první postkomunistické pobočky této organizace.
Po mnoha peripetiích s úřady se to koncem roku povedlo a počátkem roku 2000 se uskutečnila zakládací schůze naší české pobočky IFMA CZ. Po následující tři roky jsem měl čest tuto asociaci u nás vést. V tomto období jsme byli v oblasti facility managementu vnímáni v USA a západních zemích jako velice pokroková a dynamická země.
Vyvrcholením bylo uspořádání evropské konference WWE 2003 v Praze (světového kongresu IFMA – World Workplace Europe 2003 – pozn. red.), kdy se do kongresového paláce sjelo 640 facility manažerů z celého světa a přijela i celá světová elita facility managementu. Bohužel pro naše odborníky zůstala tato akce zcela na pokraji jejich zájmu a pozdější netečnost vůči zahraničí vedla až k naší výrazné izolaci. Stále nám v oblasti zahraničních styků se světovým facility managementem dosti ujíždí vlak.
Jaká je tedy současná situace a jak funguje IFMA CZ dnes?
Jsme o deset let starší a také o deset let zkušenější. To se musí někde projevit. Předně ti, kdo facility management vnímají po celou tuto dobu, již vědí, že se pod tímto oborem neskrývá pouze správa majetku, ale že facility management je integrací řízení všech podpůrných služeb ve společnostech. Většinové povědomí sice stále stagnuje v zajetých kolejích správy budov, ale již zaznamenávám, že jsou mezi námi odborníci, kteří vnímají skutečný rozměr tohoto oboru. Snažíme se tomu napomoci nejen výukou na vysokých školách, ale i propagací v článcích, pořádáním seminářů a akcí a v poslední době i rekvalifikačním kurzem, ve kterém posluchači získají o oboru komplexní přehled.
Právě toto vzdělávání je jedním z posledních produktů, který IFMA CZ inicializovala. Asociace také pořádá pravidelné výroční konference s názvem Týden facility managementu v Praze (letos se bude pořádat výroční 10. konference ve dnech 9. až 11. 11. v hotelu Olympik), každou poslední středu v měsíci se na snídaních v Café Louver setkávají zájemci o členství s členy IFMA CZ a některými členy představenstva a oblíbenou aktivitou jsou i exkurze do zajímavých prostor. IFMA CZ žije a bude velice potěšena, pokud se do jejich řad přihlásí i další odborníci.
Pokud tedy v obecném povědomí stále přetrvává nesprávné vnímání facility managementu, můžete zde prosím specifikovat správný výklad tohoto pojmu?
Přesný výklad je pro celou EU stanoven společnou normou u nás vydanou pod označením ČSN EN 15221 Facility management. Dnes jsou platné dva díly – Definice a terminologie a Průvodce přípravou FM smluv. Mám tu čest, že jsem jménem ČR v technické komisi CEN/TC 348, která připravovala nejen tyto první dva díly, ale v současné době se spolupodílím i na přípravě dalších čtyř dílů (Kvalita ve FM, Kategorizace FM, Procesy ve FM a Měření ve FM).
Tyto části jsou dnes po stránce obsahové uzavřeny a probíhá jazyková korekce. Na jaře příštího roku budou schvalovány a asi do jednoho a půl roku by mohly být u nás vydány v české verzi. Ale zpět k Vaší otázce. Tato norma definuje facility management jako integrované řízení všech služeb, které podporují hlavní činnost společnosti. Obecně se dá říci, že to, co je pro vedení přítěží a čím se nerado zabývá (také by se dalo říci, že jsou to převážně neziskové procesy), tak to je hlavní činností facility managementu.
V této normě jsou služby rozděleny do dvou oblastí, které lze neoficiálně pojmenovat jako tvrdé služby (oficiálně se jedná o požadavky z oblasti správy prostor a infrastrukturální podpory společnosti) a takzvané měkké služby, které jsou vykonávány přímo pro zaměstnance (uživatele objektů). Sem patří služby z oblasti zdraví, bezpečnosti a prostředí, dále přímé služby pracovníkům (stravování, recepce, sekretariáty, tlumočení atd.), služby interní logistiky (poštovní služby, dopravní služby a autoparky, kopírování a tiskové služby, archivace atd.). Mezi měkké služby zařazuje norma i veškerou podporu informačních a komunikačních technologií, ale tato oblast si ještě dlouho bude držet od facility managementu odstup.
Náš časopis se zabývá oblastí TZB. Kam tedy patří naše problematika?
Jak jsem již naznačil, oblast TZB je zařazena mezi infrastrukturální služby a dovolím si tvrdit, že právě oblast údržby a provozu TZB je řemeslným základem celého facility managementu. Nedovedu si představit poskytovatele facility managementu, který by nezvládal oblast správy těchto technologií a chtěl přesto obstát na trhu.
Znamená to tedy, že kvalitní správce TZB technologií se může snadno stát kvalitním facility manažerem?
Zde bych byl velice zdrženlivý. Pokud by technicky erudovaný správce objektu zvládal odstup od detailu, byl špičkovým manažerem, měl nadstandardní komunikační schopnosti (jinak řečeno uměl by se s každým domluvit, a to s pozitivním výsledkem), uměl se pohybovat nejen v oblasti nákladů, ale i v oblasti plánování a rozpočtování, byl schopen oslovit nejvyšší vedení a přesvědčit je o významu facility managementu, měl přirozenou empatii pro problémy jednotlivců i celých kolektivů, uměl jednat s veřejnou správou, výkonnými orgány a tak dále a tak dále, pak bych řekl, že je to zázrak, a každému podniku bych ho záviděl.
Praxe je bohužel jiná. Většina techniků je zaměřena na detail a jejich současná praxe je orientována na aktuální takzvané hašení problémů. Kvalitní facility manažeři proto většinou nepocházejí z technické či přesněji technologické praxe, ale jsou spíše projektanti (zejména architekti), technicky erudovaní ekonomové, ekonomicky orientovaní technici či systémově zaměření IT specialisté. Facility management je však tak multidisciplinární oblast, že de fakto nelze vyloučit žádnou odbornost, ze které může vyrůst špičkový facility manažer.
Kde může facility manažer získat potřebné znalosti?
Zde bych otázku rozdělil na dvě oblasti. Předně již existuje výuka facility managementu na vysokých školách. Jedná se převážně o jednotlivé předměty, ale již zde začíná tradice a první absolventi mají o oboru povědomí. Druhou oblastí jsou současní odborníci z praxe. Ti mají rutinu v krvi, ale z velké většiny jsou odborníky pouze v úzké oblasti facility managementu. Potřebují získat základní představu o celém rozsahu oboru. K tomu slouží zejména konference a semináře.
Některé společnosti začaly s odborně zaměřenými workshopy a kurzy (např. VŠE, IIR, Controler Institut, Studio W a Hein Consulting). Tato vzdělání jsou však velice krátká a obecná. Protože jsem za oblast vzdělávání a standardizace zodpovědný v představenstvu IFMA CZ všem členům, rozhodl jsem se toto řešit radikálněji. V loňském roce jsem sestavil vzdělávací program přísně sledující linii ČSN EN 15221 a zažádali jsme ministerstvo školství o akreditaci. Tu jsme koncem loňského roku získali, a tak již v červnu končilo první kolo rekvalifikačního kurzu, v jehož závěru si první absolventi převzali oficiální Osvědčení o odbornosti facility manažer. Nyní v září byl odstartován další běh tohoto kurzu.
Kde Vy sám cítíte aktuálně největší slabinu facility managementu v Čechách?
Jmenoval bych asi dvě oblasti. Za prvé je to nevyváženost poptávky a nabídky. Na trhu je již kvalitní a silná skupina takzvaných FM poskytovatelů, kteří znají svůj obor, mají zavedené systémy a umějí si se vším poradit. K nim však neexistuje odborná protiváha. V jednotlivých podnicích většinou nejsou kvalitní facility manažeři, ředitelé podniků tuto oblast zcela podceňují nebo si neuvědomují její význam. Je potom běžné, že ptáte-li se po facility manažerovi ve velké společnosti například s nabídkou na vzdělávání, je běžnou odpovědí, že oni něco takového nepotřebují, protože celý facility management outsourcovali.
To znamená, že zde chybí potřebný řídicí odborník. Je to na jednu stranu výborná zpráva pro FM poskytovatele, protože ten si s tímto podnikem může dělat vše, co uzná za vhodné. Pokud však s FM poskytovatelem zavedete řeč, dozvíte se, že mu tato situace příliš nevyhovuje. Podnik bez dobrého facility manažera totiž „neví, co chce“, neumí specifikovat požadavky a v konečném důsledku je stále nespokojen, že služby nejsou dostatečně kvalitní, nejsou v odpovídající ceně a podobně. Přichází do praxe pověstné „neví, co chce a nedá pokoj, dokud to nedostane“. Osvěta a zejména reorganizace a vzdělávání interních facility manažerů je obrovský úkol dnešní doby. Toto bylo patrné i z reakcí prvních držitelů Osvědčení facility manažerů – největší přínos nacházeli v komplexním přehledu o oboru.
Druhým problémem je absence facility manažerů v projekční fázi. V literatuře najdete důležitou informaci o tom, že na konci projektu je rozhodnuto o 80 % všech celoživotních nákladů, které budou vynaloženy na pořízení, provoz a likvidaci objektu. V této fázi však na facility manažera většinou nenarazíte, ten je přizván teprve při předání stavby či ještě později. Pak však již není schopen příliš ovlivnit provozní náklady, provozní pohodu, problematiku bezpečnosti práce a kvalitu prostředí a další aspekty, které přináší život v objektu. Často se musí potýkat s problémy, které projektantovi připadaly jako nicotné, ale četností a nepříjemností mohou hrát významnou roli při užívání budovy. Facility manažeři se proto musejí stát nedílnými členy projekčních týmů a musejí garantovat budoucímu poskytovateli facility managementu, že provoz bude plynulý a efektivní, ekonomický, že v objektu je možná flexibilita a že energetická náročnost je nízká.
Co byste vzkázal ředitelům podniků, kteří oblast facility managementu neberou příliš na vědomí?
Milí ředitelé středních a větších společností. Uvědomte si, že v oblasti režií, interních služeb, správy majetku a všeobecné podpory se vám točí obrovské prostředky. Donekonečna nelze pouze přiškrcovat rozpočet na tuto oblast. Důsledkem této politiky jsou neudržované budovy a provozy, které jsou jako časovaná bomba. V lepším případě vás v budoucnu budou stát podstatně vyšší náklady na uvedení do běžného udržovaného stavu, v horším případě dojde k mimořádné události se zraněním, nebo dokonce smrtí. Je proto potřeba obsadit pozici facility manažera kvalitním odborníkem, který celou tuto oblast sjednotí, zavede kvalitní informační systémy a veškeré služby facility managementu oprostí od neprůhledných vazeb. Zkušenosti ukazují, že v této oblasti lze snadno docílit úspory ve výši pět až deset procent (dlouhodobě dokonce až 30 procent), ale tato úspora nepřijde hned a bez nákladů. Je potřeba připravit si koncept, strategii a přísně dodržovat projekt reinženýringu facility managementu.
Zmiňujete koncepci a strategii; co by tedy mělo být hlavním cílem přestavby facility managementu ve firmě?
Je třeba říct, že koncepce a strategie facility managementu musí být připravena přibližně na pět až deset let dopředu. Zde si musí společnost stanovit, zda bude používat vlastní nemovitosti, nebo půjde do pronájmu, jak bude řešit růst či snižování počtu pracovníků a jakou formou chce zajišťovat facility management. Tento materiál musí být stavebním kamenem pro všechny další etapy. Firma by si dále měla najmout poradce, který jí připraví projekt takovéto přestavby, provede analýzu jednotlivých FM procesů ve společnosti a v neposlední řadě vyspecifikuje tzv. service level (SL). Toto je termín z připravovaného třetího dílu normy a vyjadřuje potřebu přesného definování požadavků na každou interní službu, která je firmě zajišťována. Před tímto krokem by samozřejmě mělo dojít k systematizaci FM procesů (tu řeší jako tzv. kategorizaci čtvrtá část normy). Kvalitně připravený service level spolu s připravenými smlouvami je základ pro přesné instrukce (taktické řízení) v případě interního zajištění služeb facility managementu, respektive se toto stává podkladem pro výběrové řízení na poskytovatele služeb facility managementu.
Nedílnou součástí musí být i přesná specifikace systému měření výkonu a kvality služeb. To umožňuje nastavit přesně fungující systém bonusů a penalizací. Vše, co jsem zde nyní vyjmenoval, musí být provázáno a vyžaduje to mnoho úsilí a práce. Vedení toto tuší, a tak velice často vypisují výběrová řízení zcela naslepo a výsledky podle toho vypadají. Důsledkem je nespokojenost všech, časté střídání dodavatelů a mrhání prostředky. Častým neduhem tohoto stavu je také jakási otrávenost pracovníků, kteří vnímají, že nic nefunguje a vše si musejí „nějak“ zařídit sami. V této poslední poznámce je skryt největší potenciál facility managementu, a tím je kromě úspor hlavně zvýšení produktivity každého zaměstnance. Než však toto nastane, musíme udělat ještě notný kus práce.
Často se dnes skloňuje slovo krize. Jak se krize dotkla facility managementu u nás?
Toto je tak trochu kuriózní situace. Na jedné straně je správa majetku (ta dnes převážně zastupuje facility management) první oblastí, kde se škrtá. A tak se přestávají udržovat domy, zajišťují se minimální počty revizí, šetří se na školení a podobně. Tato situace má však též pozitivní dopad. O facility management se začínají zajímat vedoucí společností. Donedávna vůbec o tomto oboru nechtěli slyšet a dnes po něm pokukují jako po možném zdroji úspor. Je proto na facility manažerech, aby vhodně ušetřili to, co jde, obhájili ty prostředky, které jsou pro provoz nezbytné, a hlavně, aby využili situace a náš obor začali ve společnostech takzvaně prodávat. Krize jednoho dne skončí a ti, kdo v současnosti pouze „hasí“, pak budou zaskočeni a nepřipraveni. Dobrý facility manažer si již dnes připravuje strategii, nastavuje parametry a systémy, které v patřičnou chvíli zaktivizuje a rozběhne kvalitní a efektivní podporu rozvíjející se společnosti.
Ing. Ondřej Štrup
|
Rozhovor zpracovala Petra Šťávová.
Foto: Jaromír Kyncl (ABAS Report), Dano Veselský
Článek byl uveřejněn v časopisu TZB HAUSTECHNIK.
