Standardy při řešení stavebních zakázek

1. července 2009

Partneři sekce:

Efektivní tvorba nabídek včetně začlenění cen subdodavatelů je pro stavební firmy v současné době klíčová. K tomu dnes, kromě stabilizace ve stavebnictví, významně napomáhá vývoj v oblasti informačních technologií. Jejich standardizovaným používáním dochází ke zkracování pracovních časů, snižování nákladů a růstu efektivity práce jednotlivých týmů ve stavebních firmách.

Při řešení poptávek u specializovaných subdodavatelských firem, ať již celých zakázek nebo jejich částí, je kompatibilita a standard nezbytností. Jedná se především o případy, kdy jsou mezi investory a developery na straně jedné a realizačními firmami na straně druhé zasílány elektronicky slepé rozpočty k ocenění a oceněné rozpočty zpět k zadavateli.

Nutná potřeba standardizace
O potřebě jednoznačných standardů určitě nikdo nepochybuje. V průmyslové výrobě, do níž je možné zařadit i stavebnictví, si ani nedokážeme představit, že by někdo ignoroval normy a produkoval takové výstupy, které budou s ostatní produkcí navzájem neslučitelné či jinak řečeno nekompatibilní. Poněkud jinak je tomu však s produkcí, která má sama o sobě ke standardizaci nejblíže – a tou je elektronická komunikace. U té se předpokládá, že ať je vytvořena v jakémkoliv formátu, bude obchodním partnerem zpracována.

Následkem toho kolují dokumenty v řadě formátů, některé zpracovatelné jen jedním softwarem, některé čitelné i v běžném internetovém prohlížeči. Zpracovávání takových dokumentů vede ke zcela zbytečnému poklesu produktivity.

Klasickým příkladem může být elektronická podoba poptávek a nabídek stavebních prací a dodávek. Nelze předpokládat, že všichni investoři, projektanti a dodavatelé mají k dispozici rozpočtové systémy, a tak jsou pro tyto procesy využívány dokumenty ve formátech běžných kancelářských aplikací. Tím standardizace dokumentů mizí docela. Výsledkem je pak množství dokumentů, které tvůrci pokládají za přehledné a tento aspekt podporují pestrostí jak v barevném podání, tak ve výběrech fontů písma.

V mnoha případech dochází k převodu do dnes patrně nejstandardnějšího formátu pro ukládání dokumentů – do PDF. Tento formát představuje jedno z rozšířených řešení pro přenos a zobrazení, ale prakticky vůbec není použitelný pro další elektronické zpracování. Dodavatel s poptávaným soupisem prací v takovém formátu má prakticky jedinou možnost – ručně jej opsat do jiné aplikace a v té pak svou nabídku vytvořit. Situace je jen o málo lepší, když jsou soupisy prací uloženy v textovém dokumentu. Opět jde na straně zpracovatele o zbytečnou pracnost při získávání dat.

Zřejmě nejčastěji používaným formátem je tabulka vytvořená v programu MS Excel, nicméně ani v tomto případě není situace zcela jednoduchá. Také v tomto formátu jsou vytvářeny obtížně zpracovatelné výstupy nejen pro toho, kdo má například ocenit soupis prací, ale i pro toho, kdo stál na začátku procesu a má oceněné nabídky vyhodnotit. Ani sám pro sebe si tvůrce nedokáže připravit takovou strukturu soupisu prací, aby se mu dařilo získané nabídky rychle a nejlépe automatizovaně vyhodnotit. A mnohdy se mu ani nezdaří zajistit si, aby mu poptávaná firma předala svou nabídku v té podobě, v jaké byla zadána. Nejen že je jinak formátována, ale mnohdy je i v jiné struktuře položek („máme na to přece program a ten nám to dělá takhle…“).

Skutečná elektronická komunikace
V této konkrétní oblasti, jakou je tvorba poptávek a vyhodnocování nabídek, může skutečná elektronická komunikace fungovat pouze za předpokladu, že všichni účastníci procesu mají dostupné nástroje, které jsou vzájemně kompatibilní, a přitom jsou dostupné s přijatelnými náklady nebo bezplatně.

Specifikace požadavků:

vytvoření soupisu prací, odeslání poptávaným subjektům a vyhodnocení obdržených nabídek v jednotném formátu,
zadání výběrového řízení na stavební zakázku nebo na subdodavatele stavebních prací a porovnání vrácených nabídek podle skutečně porovnatelných parametrů,
možnost nenutit dodavatele k pořizování stejného softwarového vybavení, jakým je vybaven zadavatel, za současného zajištění, že dodavatel nezpracuje nabídku tzv. po svém.

Obr. 2: Poměr pracovních časů jednotlivých činností

Obr. 3: Poměr pracovních časů jednotlivých činností přepočtených na Kč

Teorie převedená do praxe
Řešení může být jistě několik, důležitým parametrem je především datová kompatibilita mezi odeslanou poptávkou a doručenou nabídkou.

Jedno z možných řešení je použití takového oceňovacího systému, ve kterém se vlastní poptávka vytváří, a současně mít k dispozici bezplatně dostupný program, pomocí kterého mohou subdodavatelé bez dalších nákladů slepý rozpočet oceňovat. Odeslaná poptávka i oceněná nabídka jsou pak v jednom formátu a zadavateli to umožňuje s daty dále efektivně pracovat.

Zadavatel může mít při poptávání celé zakázky nebo její určité části z položek sestaveného rozpočtu takovou strukturu a členění, jaké potřebuje. Následně jednoduchým způsobem pomocí průvodce pro odeslání poptávky nastaví další parametry. Na konci procesu sám průvodce otevře poštovního klienta, do kterého se načte vlastní soubor (XML se seznamem položek). Uživatel do emailové zprávy může případně připojit další dokumenty a poptávku odešle.

Dodavateli je doručena poptávka, která nemusí být kompatibilní s programovým vybavením, které používá. Zároveň není nutné hledat jiné řešení v podobě exportu do některého z programů běžné kancelářské aplikace. Zadavatel v emailu pouze zašle dodavateli aktivní odkaz, kde si může bezplatně stáhnout program, kterým poptávku ocení. Porovnání nabídek a proces poptávkového řízení zobrazuje obr. 1. (uvedené požadavky na řešení přenosu potřebných dat mezi dodavatelem a zadavatelem splňuje např. informační a oceňovací systém euroCALC 3)

Z pohledu zadavatele nebo dodavatele

Používání jednotného formátu mezi zadavatelem a dodavatelem je časově velmi efektivní a současně se eliminují chyby při přepisování.
Zadavatel může určit, zda uchazeči mohou či nemohou rozšiřovat seznam poptávaných položek a také případně upravovat poptávané výměry (je tak možné poptat práce s určitou mírou volnosti pro doplňování chybějících položek anebo striktně omezit pouze na vypsané položky).
Vrácené nabídky může zadavatel načíst do samostatných cenových sloupců a cenově vyhodnocovat. V případě výběru subdodavatele lze položky vítězné firmy vložit do celkové nabídky s možností definovat např. režijní náklady spojené se subdodávkou a plánovaný zisk.
Dodavatel není handicapován programovým vybavením, které právě používá, nemusí hledat různá mimořádná řešení nebo si pořizovat oceňovací program zadavatele. Zároveň se může zúčastnit více výběrových řízení (ocenit více poptávek zadavatele).

Internetová nadstavba
Nadstavbou poptávkových řízení může být oborový internetový portál (například www.stavebnizakazky.eu), který může zahrnovat další potřebné funkcionality a možnosti.

Významným inovativním prvkem takového oborového řešení je přístup k řešení výběrových řízení, ať již v dostupnosti informací o výběrovém řízení odkudkoliv, či v unifikování formátu fyzických souborů (poptávek a nabídek) použitelných pro zadavatele i dodavatele, jejich předávání z oceňovacího software do internetového portálu, jejich zpětný přenos a následné datové zpracování. Pro přenos dat lze použít obecný formát XML.

Ekonomické přínosy řešení

standardizace komunikace mezi zadavateli a dodavateli při předávání poptávek a nabídek, vedoucí k výraznému zkracování časů,
růst efektivity práce zaměstnanců při zpracovávání výběrových řízení a tím zásadní snížení finančních nákladů (více výběrových řízení za stejný čas),
návaznost na další interní procesy společnosti a tím zjednodušení administrativy.

Obr. 4: Poměr pracovních časů kumulativně