Softwarová podpora alokace nákladů ve facility managementu
V dnešní době je facility management u mnoha větších společností zařazen mezi strategický management, který si společnosti zajišťují samy, nebo využívají tzv. outsourcingu – služby facility managementu jim poskytují servisní společnosti. Jedním z hlavních úkolů facility managementu je mít přehled o nákladech spojených se službami facility managementu a poskytnout přesnou alokaci nákladů na jednotlivá střediska. Vítaným pomocníkem pak může být vhodná softwarová aplikace, která pomůže práci zpřehlednit, zjednodušit a zpřístupnit oprávněným osobám.
Facility management (FM) má na starosti správu budov, nebytových a bytových prostor, správu majetku, evidenci pracovníků a jejich organizaci na jednotlivých pracovištích. Společnost, která vlastní majetek, může jeho správu svěřit vlastnímu oddělení pod vedením facility manažera, nebo servisní společnosti, která nabízí outsourcing FM služeb. Pokud firma svůj majetek svěří servisní společnosti, může předejít možným problémům s dodržováním norem, legislativních termínů, různých revizí, problémům s údržbou zařízení nebo problémům s řešením poruch či jiných havarijních stavů. Společnost pak nemusí řešit ani obsazení odpovědné osoby – facility manažera, který musí znát normy platné v České republice.
ČSN EN 12551
Základy facility managementu v Evropě stanovuje společná norma, u nás označovaná ČSN EN 12551 „Facility management“. Tato norma se nyní skládá ze sedmi částí:
- ČSN EN 15221-1 Facility management – Termíny a definice,
- ČSN EN 15221-2 Facility management – Průvodce přípravou FM smluv,
- EN 15221-3 Facility management – Návod jak dosáhnout/zajistit kvalitu ve Facility managementu,
- EN 15221-4 Facility management – Taxonomie Facility managementu – Klasifikace a struktura,
- EN 15221-5 Facility management – Průvodce rozvojem a zlepšením procesů,
- EN 15221-6 Facility management – Plošné a prostorové měření,
- EN 15221-7 Facility management – Část 7: Benchmarking ve Facility managementu (tato část se v současnosti překládá do češtiny).
Při rozhodování o tom, zda si majetek bude společnost spravovat sama, nebo jestli využije outsourcingu, je třeba myslet na dobré smluvní zajištění a na skutečnost, že by společnost měla mít neustále k dispozici svá data, případně svá data smluvně ošetřit. Při ukončení spolupráce má servisní společnost za povinnost bezodkladně data klientovi předat, a to v předem domluveném formátu. V opačném případě se může stát, že outsourcingová společnost bude neúměrně zvyšovat ceny za své služby a společnost se bez svých dat stává jejím rukojmím.
Alokace nákladů u poskytovatelů FM služeb
Fakturaci vzniklých nákladů musí facility manažer alokovat na jednotlivé objekty, byty, plochy podle skutečně odebraných služeb, nebo poměrově podle pronajaté plochy. Dále vede evidenci uhrazených či neuhrazených faktur na jednotlivá odběrná místa. Alokace by měla být provedena co nejpřesněji. Pro samotného facility manažera je pak žádoucí, aby měl přehled o nákladech na jednotky, které spravuje, v konkrétním čase. A to včetně možnosti rozkládat náklady na hierarchicky nižší objekty, nebo je naopak sčítat na oblasti vyšší úrovně.
Excelovská tabulka, nebo softwarové řešení?
Pro facility manažera je správa velkého množství objektů a technologických zařízení, která jsou jejich součástí, nelehkým úkolem. K dispozici je velké množství dat a práce s nimi je složitá. V současné době ji nelze dělat jen na papíře ani pomocí tabulek v programu Excel. Softwarové řešení se tak zdá být nevyhnutelné, protože papír ani Excel nemohou nabídnout relevantní informace a při velkém objemu dat je téměř nadlidským výkonem najít požadovanou informaci v databázi či kartotéce. S narůstajícím počtem spravovaných objektů roste objem informací o majetku a management začíná mít problém s dohledáním potřebných údajů pro strategické nebo taktické rozhodování.
Správný výběr softwarové aplikace pak umožní facility manažerovi mít všechna data pohromadě a navázaná přímo na objekty. K jednotlivým datům mají přístup všichni pracovníci, kteří s nimi potřebují pracovat. Vidí však pouze ta data, která ke své činnosti potřebují. Nedochází tedy ke zneužívání dat – software je průběžně aktualizuje i zajišťuje jejich ochranu před nepovolaným přístupem.
Co je třeba zajistit?
Pokud chce společnost efektivně řídit procesy spojené se správou a údržbou majetku, je nezbytně nutné mít nástroj, který tyto procesy plně pokryje. Klíčové oblasti, které musí softwarová aplikace CAFM pokrýt a tím optimalizovat činnost facility manažerů, jsou:
- přesná alokace přímých i nepřímých nákladů na jednotlivá střediska (úklid, revizní služby atd.),
- řízení vztahů se subdodavateli,
- fakturace poskytovaných FM služeb u servisních společností,
- pasport objektů i ploch (stavební i prostorový),
- pasport technických zařízení (výtah, rozvody, kotelna) a jejich vytíženost,
- pasport personální (detailní evidence pracovníků a jejich přiřazení na jednotlivá pracoviště),
- hlídání termínů revizí a plánovaných oprav,
- evidování veškeré dokumentace,
- rozpad odebrané energie na požadované jednotky,
- žádankový systém na opravy a sledování jejich realizace,
- vytíženost vozového parku,
- četnost využívání externích služeb,
- řízení bezpečnosti a ochrany zdraví pracovníků,
- školení a proškolování pracovníků podle platné legislativy.
Vhodná aplikace pro facility management musí umožnit fakturaci v české i zahraniční měně. Může se totiž stát, že faktura bude vystavena v cizí měně nebo bude nutné fakturu do cizí měny přefakturovat, a to pro případ, že společnost má mateřskou základnu v zahraničí. Kurz, podle kterého je částka na faktuře přepočítávána, je nutné dohodnut smluvně a v rámci korektních stavů by měl být pravidelně aktualizován.
Řízení vztahů se subdodavateli
Optimální aplikace pro facility management umožňuje i řízení vztahů se subdodavateli. Do této oblasti spadají procesy při zajišťování nákupů zboží a služeb. Jedná se zejména o nákup (outsourcing) služeb (jako je údržba, revize a opravy zařízení, ostraha objektu, úklidové práce, stravování), dodávky spotřebního materiálu (papírnické a hygienické zboží, spotřební materiál pro kopírovací stroje, tiskárny) a dodávky náhradních dílů. Informační systém má zajistit snadnou a efektivní alokaci nákladů vzniklých z externích dodávek na příslušné objekty.
Aplikace by měla také zajistit přikládání elektronické dokumentace.
Energetický management v softwarové aplikaci
V softwarové aplikaci můžeme pomocí tzv. energetického managementu sledovat náklady, které jsou vždy vázány na jednotlivé objekty, ať už hovoříme o kanceláři, budově či areálu.
Standardně evidovanými náklady jsou všechny druhy energií – elektrická energie, zemní plyn, tepelná energie (teplá voda, vodní pára, chladicí energie), pevná paliva, obnovitelné a druhotné zdroje a studená voda. Dále se eviduje nájem za pronajaté prostory, údržba technologií, úklid objektu včetně péče o zeleň a hygienické potřeby.
Aby nám softwarová aplikace dobře sloužila, musí ji facility manažer naplnit správnými daty. U energií je potřeba pracovat s měřicími místy. Rozlišuje se obchodní měřicí místo (zpravidla hlavní měřidlo dodavatele média instalované při vstupu do objektu) a odběrné měřicí místo (vlastní podružná a doplňková měřidla pro vlastní měření spotřeby média pro příslušnou skupinu ploch).
Sběr dat z měřicích míst lze realizovat buď přímo na místě (ručním záznamem všech potřebných údajů v reálném čase) – odečtené hodnoty se zapíší do softwarové aplikace, nebo lze využít dálkový odečet, který je možné importovat přímo do softwarové aplikace. Obchodní i odběrné místo má v softwarové aplikaci vazbu na technický pasport majetku.
Jakmile máme k dispozici správná data z měřicího místa, můžeme volit z několika metod rozpadu rozúčtování energie: podle reálně odebraného média v daném místě, podle pronajaté plochy, podle umístěných osob. Je třeba se rozhodnout, zda je vhodnější rozpadat náklady na hierarchicky nižší objekty, nebo je naopak sčítat na oblasti vyšší úrovně. V případě, že prostor pronajímáme, nesmíme opomenout uvést do smlouvy používanou metodu rozpadu, aby nedošlo k následnému zpochybnění rozpadu nákladů a sporu s nájemcem.
Po zadání výše uvedených parametrů a nastavení správného klíče rozpadu facility manažerem můžeme pomocí grafů a reportů sledovat pohyb nákladů na jednotlivé objekty.
Ukázka softwarové aplikace
Energetický management pro sledování jednotlivých subjektů
K čemu slouží grafy a reporty pohybu nákladů?
Náklady můžeme sledovat jak z pohledu pronajímatele, tak vlastníka objektu. U nájmu tak díky takto podrobné evidenci můžeme kdykoliv nájemci předat detailní rozpad nákladů. Náklady na energie a služby spojené s nájmem bývají nejčastěji rozporovaným vyúčtováním. Díky těmto podkladům můžeme konfliktům předejít. Další výhodou je přesný přehled o nákladech v pronajímaném objektu, který umožňuje již při podpisu smlouvy odhadnout zisk z nájmu.
V případě sledování nákladů z pohledu vlastníka slouží tyto reporty k interní evidenci. Jednotlivá střediska pak vědí, jaké jsou jejich měsíční náklady na používané kanceláře. Může se stát, že jedno středisko bude chtít ušetřit náklady, spočítá si, že jednu kancelář nevyužívá efektivně, a samo se kanceláře vzdá. Tuto kancelář následně můžeme pronajmout a tím šetříme náklady. To ale není vše – detailní evidencí můžeme rovněž zjistit rozdílné náklady na podobné kanceláře. Důvody proč tomu tak je, lze následně například zjistit prohlídkou na místě – ať už je příčinou špatná izolace oken, nebo přenosný přímotop, protože je zaměstnanci v místnosti zima. O následných opatřeních pro ušetření nákladů je pak možné efektivně rozhodovat.
Řešení s výhledem do budoucnosti
Může se zdát, že zavedení softwarové aplikace pro facility management si vyžádá nemalé finanční prostředky. Je však vhodné myslet na budoucnost – zavedením vhodné aplikace dojde k zprůhlednění procesů správy majetku a údržby, ke kvalitním výstupním informacím, k rychlé a správné alokaci nákladů. To vše je zárukou k udržování optimálních vztahů se subdodavateli a ke snížení nároků na lidské zdroje. Společnost se tak stává konkurenceschopnější a může zefektivňovat svoji činnost.
Petra Gütterová
Recenzoval: Jan Talášek
Obrázky: autorka
Autorka působí ve společnosti Tesco SW, a. s.
Článek byl uveřejněn v časopisu TZB HAUSTECHNIK.
