Facility management v rezidenčním sektoru

O facility managementu se doposud hovoří především v souvislosti s administrativními budovami, obchodními centry nebo průmyslovými areály, neznamená to však, že by nebyl využitelný i u rezidenčních objektů. Správa bytových objektů však pro subjekty poskytující FM není příliš atraktivní. Především proto, že FM projekty bytových objektů jsou mnohem pracnější (hlavně kvůli specifiku množství partnerů – vlastníků bytových jednotek – a kvůli propracovanějšímu osobnímu přístupu ke klientům) a jejich výnosnost je naopak nižší.

Vlastnictví a správa rezidenčních objektů
V souvislosti se změnami politickými a hospodářskými na konci 80. a začátku 90. let a následnými transformačními procesy v domovním a bytovém fondu, které se projevily jak velkou vlnou restitucí obytných domů, tak i velkým rozsahem privatizace bytového fondu obcí, došlo k velkým přesunům v oblasti vlastnictví bytových domů. Řada objektů se dostala do privátních rukou fyzických osob, ale hlavně v souvislosti s privatizací a novou výstavbou bytových domů se objevil nový vlastník – společenství vlastníků.

Transformace se dotkla i oblasti správy a provozu domovního a bytového fondu. Noví vlastníci bytových objektů byli postaveni před rozhodovací proces, jak zajistit správu svých rezidenčních nemovitostí.

V podstatě mohli volit ze dvou základních variant zajištění správy rezidenčních objektů:

• správa přímá, kdy si tuto činnost vlastníci zajistili vlastním aparátem,
• správa zprostředkovaná, prostřednictvím jiného profesionálního subjektu, který zajistil správu a provoz bytového fondu na základě obstaravatelské smlouvy.

Jelikož noví vlastníci ve většině případů neměli s tímto procesem žádné zkušenosti, většina z nich zvolila druhou variantu. Vznik nového typu vlastníka – společenství vlastníků však působí při této volbě (hlavně ze strany poskytovatele služeb správy či FM) určité komplikace, které jsou jedním z důvodů malého zájmu o facility management rezidenčních objektů. Vztah společenství vlastníků – poskytovatel FM je téměř vždy komplikovaný, protože správcovská společnost by teoreticky měla být schopná vyhovět všem členům společenství vlastníků a to bývá velký problém. Vlastníci jednotek pochopitelně mají zájem zabezpečit správu domů s co možná nejnižšími náklady a v co možná nejvyšší kvalitě.

Pro poskytovatele služeb je tedy velice důležité nastavit již v počátku partnerství ve smlouvě přesné parametry a požadavky pro správu domu, které jsou podloženy souhlasem všech členů společenství vlastníků. Proto je při přípravě FM projektů bytových domů velmi důležité soustředit se na přesné vymezení všech činností, jež bude poskytovatel služeb v rámci správy domu vykonávat, nastavení četností prací, kvalitativních a kvantitativních ukazatelů, ustanovení odpovědných osob, jak na straně FM firmy, tak na straně společenství vlastníků. Je také velice důležité mít připraven a přesně nastaven systém vzájemné komunikace, četnost schůzek – operativních, pravidelných atd. [1].
 
FM a přípravné fáze investic
Pravda je, že developeři bytových projektů se s facility managery v podobě správcovských firem setkávají většinou až po dokončení objektu. Ze zmíněných důvodů tak poskytovatelé FM narážejí hned od počátku správy na problémy s nevhodným výběrem různých technologických řešení, výběru povrchů z hlediska údržby atd. V průběhu stavby totiž investor i dodavatel hledají především úsporná řešení bez ohledu na budoucí provoz objektu. Poskytovatel FM nezná průběh stavby, a tudíž při převzetí objektu prakticky nemůže zjistit a objevit všechna nevhodná řešení. Navíc většina z těchto řešení, která se při přebírání objektu objeví, jsou již nevratná a při provozu objektu způsobují značné problémy.

Výzkumy uskutečněné v zahraničí a především praxe ukazují, že investiční náklady na pořízení objektu se přibližně rovnají provozním nákladům vynaloženým za deset až dvanáct let jeho používání. Při předpokladu, že objekt bude využíván po dobu asi 60 let, je poměr nákladů na pořízení objektu k nákladům provozním 1 : 5. V době předání projektu architektem je již rozhodnuto o cca 80 % provozních nákladů, přesto se skoro vůbec neřeší provozní aspekt budovaného díla, ale je vyvíjen enormní tlak na co nejmenší pořizovací cenu.

V praxi se pak „ušetřené“ prostředky, často i v několikanásobcích, v budoucnu vynaloží v podobě zvýšených provozních nákladů. Pouze důsledné komplexní vyhodnocení tzv. nákladů po dobu technického života (Life Cycle Costs – LCC) zohlední u každé jednotlivé verze návrhu objektu náklady jak pořizovací, tak na jeho provoz i likvidaci.

Vyhodnocení LCC by nemělo chybět ani u žádné dražší komponenty objektu (kterými jsou hlavně předměty představující jeho technické vybavení). Je proto důležité, aby facility manažer byl přizván do projektového týmu již v co nejranější etapě projektu. Jeho posudek nemůže suplovat ani architekt, ani technolog. Facility manager se přímo podílí na projektu, provádí TDI stavby, může se v průběhu stavby vyjadřovat ke všem částem stavby z hlediska budoucího provozu, samozřejmě se zřetelem na optimální cenu investice.

Další výhodou partnerství investora, stavaře a poskytovatele FM služeb již od přípravné fáze výstavby bytového objektu je pro facility managera výhoda v možnosti uložení veškeré realizační dokumentace včetně přesného přehledu o vývoji stavby, technických a technologických řešeních. Poskytovatel FM jako účastník celého stavebního procesu může již v průběhu dokončování stavby připravovat pasportizaci domů a bytů přesně podle vývoje stavby.

Specifika FM bytových projektů
Již bylo zmíněno, že prvním specifikem FM rezidenčních objektů je skutečnost, že v takovém projektu je partnerem poskytovatele služeb každý vlastník bytové jednotky. Každá služba vychází především z práce s lidmi a v projektech FM to platí dvojnásob. Proto velmi záleží na sebemenší maličkosti při přípravě těchto FM projektů [1]. V těchto projektech platí také dvojnásob personální obsazení pozic těch pracovníků, kteří budou v přímém kontaktu s klienty. Právě v těchto projektech se projeví nejen profesionální přístup zástupce poskytovatele FM služeb, ale také jeho osobní charisma. V případech rezidenčních FM projektů při jednáních je totiž mnohdy i nepříliš povedená práce, jež je klientovi vysvětlena rozumně a vlídně, přijata lépe než precizní výkon s nevlídným komentářem.

Dalším neopomenutelným aspektem FM projektů rezidenčních objektů je dobrá znalost samotných klientů a především jejich zájmů. Je vhodné provádět pravidelné průzkumné dotazníkové akce ohledně přání a zájmu služeb pro klienty, ať už ze škály zlepšování kvalit standardních služeb na základě uzavřené obstaravatelské smlouvy nebo zjišťování zájmu o zavedení nadstandardních služeb.

U FM projektů je rovněž důležitý a neopomenutelný osobní přístup ke klientovi, přístup ke zlepšování, změnám nebo návrhům nových služeb. Stává se často, že zavedená bezproblémová služba bez sebemenších změn právě u FM projektů rezidenčních objektů bývá ze strany klientů po určité době předmětem pochyb, že něco není v přádku nebo se neprovádí tak, jak by mělo.

Standardní služby
Běžným standardem v rámci portfolia služeb společností, které FM v bytových objektech poskytují, je administrativní, ekonomicko-účetní a komplexní provozně technický servis, úklid společných prostor v domě, garáží, údržba zeleně přiléhající k nemovitosti a poskytování 24hodinového havarijního servisu. K dalším službám, které patří do standardu FM služeb pro bytové objekty, jsou recepční a strážní služby.

Jednotlivým vlastníkům bytových jednotek by mělo být možné nabídnout tzv. služby na míru. Standardní údržbářské, elektrotechnické, topenářské, malířské práce, ale také méně časté služby typu úklidu domácností, žehlení, praní, hlídání dětí, ozelenění balkónů a teras. V podstatě by měl mít každý vlastník bytové jednotky možnost obrátit se na svého správce s jakoukoliv žádostí, která se týká jeho bytu, a správce by měl být schopen ji zajistit prostřednictvím svých zaměstnanců nebo ověřených dodavatelů [2].

Závěr
Malý počet subjektů, které se v současnosti specializují na komplexní FM služby pro rezidenční objekty, může předznamenávat budoucí růst v této specifické skupině služeb. Rozsah nabízených služeb facility managementu v bytových objektech se v následujícím období zřejmě nebude zásadně lišit, služby budou poskytovány od zajištění firmy pro nastěhování přes správu domu a bytů až po zajištění prodeje. Zásadní posun však lze předpokládat v čím dál větším využívání těchto služeb ze strany jednotlivých klientů. Současný život společnosti je čím dál hektičtější, lidé mají čím dál méně času na svůj osobní život, a proto se bude čím dál častěji objevovat, že problémy se službami, které souvisejí s bydlením, budou přenechávány specializovaným profesionálům.

Foto a obrázek: Dano Veselský,
Facility Design and Management Handbook

Literatura
1. Štěpničková, I.: FM u bytových projektů má svá specifika. In: Facility management, 2007, č. 11.
2. Hamouz, Z.: Správa bytových projektů trpí nevědomostí klientů. In: Facility manager, 2006, č. 1.
3. Česelský, J.: Vliv správy na kvalitu bydlení. In: Zborník prednášok z 15. medzinárodnej konferencie Vykurovanie 2007, Tatranské Matliare, březen 2007.
4. Úloha správce nemovitosti v nové bytové výstavbě. In: Development News, 2007, č. 5.
5. Hoffmanová, J.: Aplikace facility managementu do bytového sektoru. Bakalářská práce, VŠB–TUO, Ostrava, 2008.

Článek byl uveřejněn v časopisu TZB HAUSTECHNIK.