asb-portal.cz - Odborný portál pro profesionály v oblasti stavebnictví
Partneři kategorie

Facility management má své uplatnění i v průmyslu

13.10.2010
Vývoj facility managementu zaznamenává bouřlivý vývoj již od svého vzniku, který se datuje do sedmdesátých let minulého století. Facility management bývá nejčastěji spojován s administrativními budovami, velké uplatnění však nachází i v průmyslových objektech. Řada procesů, činností a služeb jsou součástí chodu každé firmy, ačkoliv zcela nesouvisejí s jejími klíčovými aktivitami. Přesto jsou nezbytné pro její existenci a často představují citelné finanční zatížení. Toto platí jak pro kancelářské budovy, tak pro továrny či sklady.
Nutnost stálého snižování režijních nákladů nutí vedení společností, aby hledala úsporná řešení, aniž by došlo ke snížení objemu činností z oblasti podpůrných procesů. Stále větší počet firem dnes proto volí tzv. outsourcing služeb, kdy přenechá vykonání určité činnosti či služby externí společnosti. Termín vznikl spojením dvou anglických slov – out (ven, venku, z domu) a source (zdroj). Podpůrné činnosti, které slouží k zabezpečení provozu a správě průmyslových prostor, lze rozdělit na technické a netechnické.

Podpůrné služby v průmyslu

Mezi technické podpůrné činnosti patří například správa energií, osvětlení, údržba, revize a opravy technického zařízení budovy či odpadové hospodářství. Dále pak úklidové práce, datová centra a zpracování dat, telekomunikační provoz, skladovací služby, parková úprava, ale také správa vozového parku, deratizace, stěhování a údržba výtahů. Do netechnických činností lze zařadit provoz recepce, kurýrní a poštovní služby, kopírování a tiskové služby, tlumočení a překlady, bezpečnostní služby, rozúčtování nájemného a dalších poplatků nebo závodní stravování či catering pro speciální příležitosti.

Formu outsourcingu některých služeb volí firmy především z finančních důvodů. Tento klíčový faktor je silně motivující zejména v období hospodářské recese. Zajišťování veškeré funkcionality vlastními silami by si vyžádalo nové pracovníky a jejich zaškolování, čímž by došlo k nárůstu cen produktu společnosti. Pro outsourcing hovoří rovněž často variabilní kapacita a schopnost soustředit se na klíčové kompetence tím, že se firma zbaví těch okrajových. Dále pak nedostatek vlastních zdrojů, efektivnější vykonávání pracovní činnosti, vyšší flexibilita, s níž lze reagovat na měnící se obchodní a podnikatelské podmínky i přísnější kontrola rozpočtu díky předvídatelnějším nákladům. V neposlední řadě jsou pak výhodou nižší průběžné investice do interní infrastruktury, inovační potenciál a případně také příliv financí vyplývající z transferu aktiv novému poskytovateli. Podle statistik může dobrý facility manager přinést firmě snížení provozních nákladů až o 30 % a snížení prostorových nároků až o 40 %. U velkých společností se pak v peněžním vyjádření jedná o částky pohybující se v řádech milionů korun.

Ve světě je spojení různých podpůrných činností do jednoho celku známé jako integrovaný facility management (IFM). Úspěšné projekty IFM je možné najít i v České republice. Mezi nejvýznamnější patří projekt, nedávno oceněný Cenou IFMA CZ 2009, realizovaný pro společnost Philip Morris ČR, a. s. Ocenění získala společnost OKIN GROUP, a. s., prostřednictvím své divize a poskytovatele řešení OKIN FACILITY. Projekt je kromě své velikosti specifický tím, že pracuje na bázi hodnocení klíčových výkonnostních ukazatelů, o kterých pojednává další kapitola.

Odlišnosti údržby průmyslových areálů
Specifikem facility managementu v průmyslových budovách je potenciální údržba strojního parku nebo výrobního zařízení klienta. Vhodným základem pro procesy údržby průmyslového areálu je jeho pasportizace. Navázat na ni ovšem musí nejen softwarové řešení údržby veškerého majetku podniku, tedy strojů a zařízení, stavebních objektů a výrobních hal či inženýrských sítí, ale i softwarové řešení řízení energií, řízení nájmů a pronájmů dlouhodobého i krátkodobého charakteru a správa vozového parku. Patří sem i řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany, plánování a sledování revizí a kontrol jednotlivých prvků, problematika školení a proškolování pracovníků dle platné legislativy, správa zeleně atd.

Průmyslové areály bývají velmi zanedbané. Mnoho věcí je zde často na hranici životnosti a případné neshody mohou mít negativní vliv na výrobu a tím i na další fungování firmy. Je proto třeba mít velké zkušenosti s řešením havarijních situací, což práci facility managera nijak neusnadňuje.

Pasportizace
Pasport představuje technický popis všech nemovitostí v daném areálu, který facility manažerovi umožňuje nahlížet na jednotlivé objekty (budovy) z hlediska jejich technologického vybavení. V praxi se obvykle jedná o tabulku obsahující údaje o jednotlivých zařízeních (výtahy, klimatizační jednotky, VZT jednotky apod.), která kromě jejich seznamu obsahuje i základní parametry nutné k jejich ocenění a údržbě. Pasport strojního parku je definován obdobně jako soupis těchto zařízení včetně relevantních informací o jejich údržbě a umístění v rámci areálu. Pasport však nepokrývá pouze technologické vybavení, ale i stavební či technické vybavení a popis prostor. Jeho součástí mohou být i další detaily související s majetkem.

Outsourcing služeb

Výrobní společnosti často řeší, jak podpůrné činnosti sladit dohromady. Většinou se dopouští chybných kroků, které jim toto snažení naopak brzdí. Často se stává, že za všechny činnosti související s údržbou průmyslového areálu je zodpovědných několik oddělení, která řídí vlastní zaměstnanci, jejichž počet se pohybuje řádově ve stovkách.

Naprostým opakem je tzv. out tasking, v rámci kterého dodává podpůrné služby několik desítek různých dodavatelů. Podle výzkumu společnosti OKIN GROUP, který si firma nechala v roce 2008 zpracovat, celých 90 % výrobních společností má téměř na každou službu jiného dodavatele. Firmy jsou pak přetíženy administrativou a přijímají stále více vlastních zaměstnanců, kteří spravují dodavatelské činnosti. Některé společnosti si tyto nevýhody uvědomují a postupně přecházejí k integrovanému facility managementu.

Nástroje pro ověření kvality služeb
Ověřit kvalitu odvedené práce není snadné. V zahraničí v poslední době nachází často uplatnění systémy SLA a KPI.
Zkratka SLA vznikla z anglického spojení Service Level Agreement. Představuje soubor smluv, ve kterých je definováno, co odběratel za dané služby přesně očekává. Zároveň se zde kvantifikují rizika plynoucí z neposkytnutí služby ve sjednaném rozsahu. Tvorba SLA je podrobně specifikována v normě ČSN EN 15221-2. Pro správné fungování SLA je třeba například stanovit rozsah služby, časový harmonogram i určení osoby, která jej bude vykonávat. V dohodě může být uvedena také požadovaná kvalita služby, vstupní podmínky, způsob převzetí a odsouhlasení poskytované služby. Jako příklad lze uvést situaci, kdy si klient určí ve smlouvě, že každý den do 10 hodin ráno požaduje utřít prach v konkrétně určených místnostech.

V rámci dohody si rovněž může určit, že pracovník provede úklid na všech plochách do výšky 170 cm apod.
Na základě takto dohodnutých parametrů se často sestavují tzv. KPI (Key Performance Indicators – klíčové výkonnostní ukazatele), které umožňují promítnutí úrovně kvality poskytované služby do způsobu hodnocení. Každý ukazatel může mít dle dohody stanovenou určitou váhu a nedodržení úrovně kvality má pak za následek sankci – například ve formě slevy z fakturace ve výši určitého procenta z měsíčního obratu služby.

V praxi může vše probíhat například takto: zástupce klienta zkontroluje uklizené místo a na základě pozorování vyplní dotazník, který konzultuje s dodavatelem služeb na pravidelných schůzkách. Podle stanovených měřítek ohodnotí kvalitu dodané služby. V případě, že je služba na základě smluvených parametrů dodána z méně než 100 %, bude odběratel facility managerovi fakturovat pouze část ze sjednané částky. Hodnocení a kontrola kvality jsou pak jednoduché a transparentní.

Závěr
Facility management může výrazně přispět k efektivnosti provozu nejen u kancelářských budov, ale i u průmyslových objektů. Kvalit­ním outsourcingem lze docílit výrazných úspor snížením provozních i prostorových nákladů.

Dohoda o úrovni poskytovaných služeb (SLA) a klíčové výkonnostní ukazatele (KPI) mohou dobře posloužit při definování a kontrole sjednaných služeb. Tvorba SLA i obecný doporučený postup při tvorbě smluv je popsán v normě ČSN EN 15221-2: Facility management - Část 2: Průvodce přípravou smluv o facility managementu.
 

Mgr. Jiří Podhola
Ředitel divize Facility Management CZ ve společnosti OKIN GROUP, a. s.
Recenzoval: Ing. Ondřej Štrup

Ilustrační foto: ABC Klíma

Článek byl uveřejněn v časopisu TZB HAUSTECHNIK.

Komentáře

Prepíšte text z obrázku do poľa. Ak nedokážete text rozoznať, kliknite na obrázok.

Další z Jaga Media